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活動策劃公司的執行狀況應對

時間:2019-06-25?? 點擊:??來源:活動策劃公司
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活動策劃公司的執行狀況應對


   商家跟活動策劃公司簽訂合同之后,活動策劃公司就要開始準備活動策劃方案的創作及執行活動的相關事宜了。

   一個活動,在選好了地點以后,有宴會的確定宴會菜單,活動會場布置的方面,照明、音響、物料等各種物料要跟活動場地的提供方溝通好活動的時間、進場時間、流程及各項工作的時間,確保沒任何的問題與活動有沖突之后,再最終敲定。

   活動地點的布置要重點考慮搬運安裝和拆卸設備的時間。必須了解各個環節的并確保所有安排都井井有條,因為各個方面都環環相扣,牽一發而動全身。如果布置工作和娛樂設備的安裝需要比較大的空間,那么場地提供方要先空好一個位置出來,計劃周詳才可以避免無用功。如果預先不進行周詳的考慮和計劃。那么推動的不僅僅是時間、精力和金錢,有時甚至令人失去耐心。

   如果在召開會議期間要舉辦一個主題活動,可以從客人離開會議室進入酒店房間時就開始烘托活動氛圍。如果是一日輪滑課程,可以為每個房間送去一只兒童輪滑鞋,鞋里裝著趣味糖果的一張請柬;如果是水族館豪華晚宴,可以在房間里甚至是充水的浴缸里擺放充氣海豚,讓海豚拿著請柬;如果春節的晚會活動,可以設計無數黑暗中閃光的手握著活動的請柬遞送給客人。

   在活動中什么突發狀況都可能發生,多考慮一些,多想些應付的手段,這樣就不至于到了真的出狀況之后亂了陣腳,比如以下兩種情況,就是對突發狀況處置不當造成的后果:

    1、某酒店舉行開業典禮,典禮的時間一拖再拖,而且更改時間的通知還是手寫的。按時到達的客人透過百葉窗看到了里面什么都沒有準備好,于是只好回去了。想讓客人剛剛步入會場就感受到歡快的氣氛,從而自然而然產生出某種期盼。首先要考慮到:映入客人眼簾的是什么?是否吸引眼球?是否有人專門負責迎賓工作?房間內的一切是否已經準備就緒?還是準備工作尚未完成?房間內的溫度如何,太高還是太低?隨著到場客人的增加,要對溫度進行調整。調低空調的溫度時要多久房間的溫度才能降下來?

    2、 某活動會場為了表現自己能力,在一次活動中聘請了低于所需的廚師,結果廚房的工作因過急而草率了事也就可想而知。端上桌的大閘蟹還沒熟,兩殼還沒有開,自助餐的食物過于復雜不便食用,取餐的客人排著長隊,其他食品準備得又不充足。要避免這種尷尬的狀況出現,在活動前就要考慮餐飲是否齊備?食品是否色香味俱全?是否讓人產生食欲?是否有足夠的服務人員?

   活動策劃公司在制定方案的時候,可以召開一個會議,將方案里的所有環節從頭至尾過一遍,從活動的嘉賓進場到離場的過程都梳理清楚,是否有哪塊環節不夠暢順?哪個環節是否可能出錯?如果出現了這樣那樣的問題,該怎么解決?制定一個突發狀況的應急方案出來,方可最大限度的保證在活動中有條不紊。

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